前言
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，培訓教育行業(yè)的企業(yè)和機構的辦公方式和業(yè)務流程發(fā)生了巨大的變化，大量數(shù)據(jù)信息的創(chuàng)建、存儲、傳輸，以及共享方式也隨之而變。企業(yè)中大量核心機密信息和重要數(shù)據(jù)，例如課件資料、視頻信息、培訓教案等，都以電子文檔形式存儲于內(nèi)部網(wǎng)絡中，給信息的安全管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。在享受互聯(lián)網(wǎng)所帶來的便捷的同時，數(shù)字信息的安全問題也已經(jīng)成為所有培訓教育行業(yè)的企業(yè)所面臨的關鍵問題之一，換言之，數(shù)據(jù)信息的安全和管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。
需求分析
事實上，每個行業(yè)都迫切需要能解決以上問題的有力方案，這一點在高校中體現(xiàn)的更明顯。高校包括職能部門和教學部門，每個部門都擁有大量信息資源，公共資源需要發(fā)布給老師和學生；內(nèi)部資源需要部門歸檔保存；個人資源有文檔、電影、照片等同樣需要有效的保存和查詢。信息資源的存儲與管理很重要，不僅個人需要一個完全屬于自己的空間進行數(shù)據(jù)的存儲和調(diào)用，而部門更需要將分布在個人手中的資料進行收集并分類歸檔保存。
普通的解決方案（如FTP等）雖然能使數(shù)據(jù)得到保存，但由于對共享權限的控制不靈活，同時不能實現(xiàn)文件級共享，很容易在文件夾共享后產(chǎn)生安全問題。又由于其結構特點的局限性，造成管理困難（如批量導入用戶），很難實現(xiàn)較大規(guī)模應用。此外，普通方案不能解決用戶在線存儲的需求，給用戶在線存取文件帶來不便?？傊胀ǖ慕鉀Q方案雖然曾經(jīng)幫助學校實現(xiàn)了文件存儲和傳輸，但同時也給使用者帶來了很多應用上的困擾。
目前，很多信息部門對于文件的歸檔管理，實現(xiàn)計算機輔助管理，停留在目錄級管理或目錄加數(shù)字資源掃描件管理。這樣，無法實現(xiàn)直接從網(wǎng)絡上查詢、調(diào)閱數(shù)字資源、無法實現(xiàn)基于文檔內(nèi)容的全文檢索，同時，對數(shù)字資源信息的深加工和專題編研困難，利用水平較低。為此，教育行業(yè)亟需一站式的文件內(nèi)容管理解決方案和管理規(guī)范，以實現(xiàn)文檔的便捷電子化、知識分享的安全，以及保證工作的高效。
解決方案
1. 建立高校私有云存儲平臺
目前，高等教育學院文檔數(shù)據(jù)，如一些重要的教學資料或科研數(shù)據(jù)，均以文檔、圖片、音頻或者視頻的方式存在，并且散落在每個學生、每個教研室甚至每個老師的存儲設備上。
解決方案
系統(tǒng)綠盤文檔安全管理平臺，以合理機制輔助學院和課題組，為打造知識庫提供海量文檔存儲和管理的數(shù)據(jù)平臺，讓知識庫的建成更高效。通過系統(tǒng)綠盤文檔安全管理平臺，教師可以統(tǒng)一對教學文檔資料以及其它資料（圖片、音頻、視頻等）進行一站式管理，徹底解決教育行業(yè)文檔資料內(nèi)部使用和分享的難題。
2. 文檔資源靈活共享
學校、教師、學生個人之間缺乏快速高效的交互平臺。分校、跨學院、跨專業(yè)之間存在信息不對等，教學資源難以得到有效利用，資源共享和查找資料低效。
解決方案
在實際的多媒體教室教學中，老師為學生布置作業(yè)，學生給老師提交作業(yè)，通常使用的一種辦法是學生使用U盤在教師機頻繁拷貝，另一種辦法是通過發(fā)送郵件的方式完成。以上辦法給用戶帶來很多不便，效率低下。通過系統(tǒng)綠盤個人文檔存儲空間，老師和學生不僅擁有了自己的存儲空間，老師還可以通過系統(tǒng)對目錄進行方便、靈活的權限設置，將課件資料、作業(yè)等快速、有效地分配給學生。同時可以控制學生的訪問權限，還可以確定共享范圍，決定將資料共享給哪些相關的學生。
3. 文檔資源高效檢索
不同類型的文件在持續(xù)歸檔后會形成大量的數(shù)據(jù)信息。在這些數(shù)據(jù)中快速定位文件位置，解決查找難題，提高工作效率，是用戶面臨的問題。用戶需要更快、直接的查詢方式，對于文檔類資料，不僅僅滿足于針對標題、摘要等元數(shù)據(jù)的查詢方式，更需要基于文字內(nèi)容的全文檢索。
系統(tǒng)綠盤實現(xiàn)了基于文檔內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的全文檢索，用戶使用查詢功能，輸入要查詢文件的關鍵字，包含這些關鍵字的所有文件都被查詢出來。同時用戶還可以利用元數(shù)據(jù)的組合進行更準確的定位。
4. 文檔版本管理
系統(tǒng)綠盤有修訂版管理功能，可以保留之前修改過的版本，如果新版資料有誤刪除或更改不合理的地方，或需要使用舊版時，可以退回到所需版本，保證教學資料不會丟失。
5. 文檔資源安全備份
系統(tǒng)綠盤為用戶提供了一種桌面文件自動備份服務，用戶可以將個人電腦中的重要數(shù)據(jù)定時備份到存儲服務器的個人空間中。有效實現(xiàn)從員工桌面數(shù)據(jù)自動搜集、透明備份、版本管理到數(shù)據(jù)恢復的全方位數(shù)據(jù)安全管理。
另外，系統(tǒng)綠盤支持備份恢復重定向，即將文檔恢復到指定主機和指定路徑，當終端電腦壞掉時，可重新?lián)Q電腦進行恢復。另外，如果一個賬號對應多臺備份終端，方便相互之間恢復。當文件刪除、硬盤損毀等意外發(fā)生時，可通過已備份文檔進行快速一鍵恢復。
6. 跨平臺支持
在如今的辦公模式中，移動辦公已經(jīng)成為了一種必不可少的方式。系統(tǒng)綠盤采用C/S和B/S混合架構模式。通過B/S架構，瀏覽器與服務器構成體系，只要通過瀏覽器輸入域名，便可與服務器連接，真正實現(xiàn)跨區(qū)域教學，資源共享便捷，還可開設遠程教育，使教學不受時間和地點的約束。
另外，系統(tǒng)綠盤還支持便捷移動客戶端訪問方式，用戶經(jīng)身份認證后，能夠隨時隨地通過移動終端訪問最新的文檔資料。
7. 用戶操作安全審計
系統(tǒng)綠盤提供安全日志審計功能，對于任何用戶的文檔操作、登錄情況、系統(tǒng)管理員操作等都有日志記錄。同時，為了更高效的使用日志審計功能，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，包括：按時間查詢、按登錄名查詢、按文件查詢以及按執(zhí)行動作查詢。
方案優(yōu)勢
（一）安全的文檔存儲與管理
私有云存儲架構——使企業(yè)文檔更加安全可控
細粒度權限——實現(xiàn)更靈活的訪問控制
智能備份——實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)的實時和超高速恢復能力
版本管理——歷史版本、隨時回溯
（二）高效的文檔共享與寫作
統(tǒng)一的共享平臺——共享、協(xié)作更方便
隨時隨地的移動訪問——使得辦公變得隨心、輕松
獨特的共享協(xié)作提醒——使共享協(xié)作更精準、更具時效性
（三）簡易的操作和使用
多種檢索方式——快速匹配、提高搜索效率
域用戶管理——支持導入windows域用戶或組織架構，一步完成用戶部署
人機交互——支持客戶端、網(wǎng)頁版、移動端的文檔訪問方式。
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